В начале марта некоторые зарубежные облачные сервисы объявили о приостановке деятельности на российском рынке. Среднему и крупному бизнесу пришлось быстро искать отечественную замену с привычным функционалом, чтобы не останавливать работу и не потерять доступ к корпоративным данным.

В России есть удобная и многофункциональная альтернатива иностранным облакам — хранилище VK WorkDisk. В этой статье расскажем, что там есть, кроме обычных инструментов вроде совместного редактирования документов и просмотра файлов прямо в браузере.

Управляйте рабочими пространствами сотрудников в облаке

Представьте, что вам нужно срочно загрузить в облако важный отчет, а места на диске не хватает. Кто-то из сотрудников забыл удалить ненужные документы или не привык чистить папки. Вы не можете удалять чужие файлы, да и не знаете, что из этого можно удалить, а что — нет. В итоге приходится ждать, пока место на диске освободят.

VK WorkDisk поможет организовать работу так, чтобы коллеги хранили документы в своем облаке и не захламляли место на общем диске. Вы можете создать рабочее пространство на диске для каждого сотрудника и установить ограничение на хранение файлов. После заданного срока файлы будут удаляться автоматически.

По умолчанию сотруднику доступно 5 ГБ, но при необходимости квоту можно уменьшить или увеличить

Если сотрудник увольняется, достаточно заблокировать ему доступ к облаку. Так все файлы на диске сохранятся, но бывший коллега не сможет скопировать или скачать их. Документы можно перенести в другое место, а доступ к хранилищу передать новому сотруднику. Если рабочее пространство больше не нужно, его легко полностью удалить.

Создавайте общие папки для важных документов

Когда в компании работает несколько десятков человек, папок на диске становится много. Например, сотрудники создают новые папки под отдельные задачи, а потом забывают их удалить. В куче бесхозных папок легко запутаться, а на поиски нужного документа придется потратить время.

Чтобы долго не искать важные документы в папках всех ваших коллег, создавайте общие папки на VK WorkDisk. Они отобразятся на диске в виде каталога: их можно отсортировать по объему или наименованию. Например, вы можете создать папки для ежемесячных отчетов каждого отдела, а затем просто брать из них нужные файлы.

Вы можете задать максимальный объем папки в МБ, ГБ или ТБ и при необходимости изменить его

Управляйте доступом коллег к папкам и файлам

Иногда сотрудникам одного отдела нужны документы другого. Например, маркетологи могут попросить у отдела продаж квартальный отчет, чтобы проанализировать эффективность разных каналов. Отправлять ссылку на документ небезопасно: коллеги могут случайно удалить важные данные. А создавать копию документа неудобно.

Чтобы этого не произошло, предоставьте коллегам нужный уровень доступа к общей папке на VK WorkDisk:

• «Просмотр». Подойдет, если вы хотите просто ознакомить сотрудников с документами без возможности что-либо удалить или изменить.
• «Редактирование». Позволяет загружать и удалять файлы и вносить изменения в документы.

Чтобы коллега из другого отдела воспользовался документами из вашей папки, выберите уровень доступа и отправьте ему на почту ссылку с приглашением. Как только приглашение будет принято, папка сразу появится в его облаке.

Вы можете дать коллегам разный уровень доступа к общей папке — изменить его можно в любой момент

Просматривайте истории версий и восстанавливайте нужную

Иногда документ проходит длинную цепочку согласований. Каждый ее участник может оставить свои правки или отправить на согласование свою копию отредактированного документа. В этом потоке документов оригинал может затеряться, а вернуться к предыдущей версии и сверить правки будет проблематично и займет много времени.

С VK WorkDisk удобно отслеживать историю изменений. Правки автоматически фиксируются после каждого сохранения документа.

Для работы с версиями доступно две опции:

• Перезаписать документ. Если в процессе редактирования вы решили вернуться к одной из прошлых версий документа, выберите в истории файла нужную и нажмите «Перезаписать». Она сразу отобразится в текущем документе — не придется долго искать правильный документ среди десятков копий с разными правками.
• Создать копию версии. Иногда сотрудникам из других отделов может понадобится версия файла с конкретными правками. Чтобы не возвращать весь документ к старой версии, вы можете выбрать в истории нужную, создать ее копию. Она появится в хранилище — ее можно отправить коллегам. Документ, с которым вы работаете, останется без изменений.

Лайфхак: чем чаще вы сохраняете документ во время редактирования, тем больше версий вам доступно

VK WorkDisk доступен с любого устройства — десктопа, планшета или телефона. Это удобно, если ваши сотрудники на удаленке и документы нужны здесь и сейчас. А чтобы файлы были под рукой на рабочем столе, можно установить бесплатное приложение Диск-О. Достаточно подключить файловый сервер к компьютеру как жесткий диск. Файлы не будут занимать место на локальном диске, а пользоваться ими можно даже без интернета.

Листайте вниз, чтобы перейти на сайт VK WorkDisk и узнать подробнее о тарифных планах для бизнеса.